وضعت الإدارة العامة لتنسيق الأعمال التطوعية بالمسجد الحرام خلال موسم رمضان عدد من المراحل والخطوات وآليات العمل التطوعي بالمسجد الحرام ومنها حصر الفرص التطوعية وتحديد احتياجات العمل التطوعي كذلك استقبال الطلبات الجهات التطوعية وطلب موافقة الجهات الإشرافية وتراخيص الجمعيات ساري المفعول، وطلب البيانات الرئيسية للميثاق وإعداد ميثاق العمل التطوعي وإعداد واستخراج التصاريح اللازمة من الجهات الحكومية ذات العلاقة، وإعداد تراخيص العمل التطوعي والاستقطاب والفرز للمتطوعين، ودعم إدارات الهيئة بالمتطوعين.
،والإشراف والمتابعة الميدانية وتقييم أداء الأعمال التطوعية، واحتساب الساعات التطوعية للمتطوعين، وأوضحت الإدارة بأنها صنفت مستويات العمل التطوعي ثلاثة مستويات أولها المستوى العام ويتطلب مستوى بسيط من المهارات المحددة في وصف المهام، والمستوى الثاني المستوى المهاري ويعتمد على تنفيذ المهام التطوعية بناءً على المهارات المكتسبة من الممارسات والخبرة، والمستوى الثالث الاحترافي وهو تنفيذ مهام تطوعية في مجالات مهنية وتخصصية محددة يكون منفذ المهام مؤهلا لذلك بخبرته أو بدرجته العلمية ويناط بالمتطوعين تقديم الخدمة التطوعية في جميع أرجاء المسجد الحرام وساحاته والتي من خلالها تعمل على تحقيق المستهدف من الأفراد بــ 2500 متطوع بحلول نهاية شهر رمضان المبارك
وأشارت الإدارة العامة للتنسيق الأعمال التطوعية بالمسجد الحرام بأن الجهات المعنية بالمشاركة في الأعمال التطوعية الجهات الحكومية والوزارات والهيئات، والجمعيات الخيرية والأهلية المرخصة، والأوقاف الأهلية والفرق التطوعية بالإضافة إلى الجامعات والمعاهد.
كما نوهت بأن (15) مجال تطوعي متاح وهي المجال التنظيمي والمجال الخدمي والمجال الاجتماعي والمجال التوعوي والمجال الإغاثي والمجال الصحي والمجال التعليمي والمجال التدريبي والمجال التأهيلي والمجال العام, وكذلك مجال الأمن والسلامة والمجال التقني والمهني، ومجال الإعلام والتوعية ومجال الإفطار والضيافة.
