يقوم قسم المساهمين في شركة مطوفي حجاج الدول الأفريقية غير العربية بأعمال جليلة لخدمة المساهمين، أوضح ذلك الأستاذ إبراهيم العريفي – مساعد مدير شؤون المساهمين، والذي يشير إلى أن قسم المساهمين في الشركة يختص بتقديم الخدمات لمساهمي الشركة من تحديث لبياناتهم، وإجراء عمليات توريث لأسهم المتوفين منهم، كما يعني بتشكيل مراكز تقديم الخدمة الميدانية التابعة للشركة، وإجراء جميع العمليات والإجراءات الخاصة بتلك المراكز.
كما يُعني قسم المساهمين بمتابعة وتنفيذ جميع الإجراءات والنشاطات المتعلقة بشؤون المساهمين المنتسبين للشركة، وذلك من خلال مايلي: تحديث بيانات جميع المساهمين سنوياً عن طريق إبلاغهم برسالة نصية للقيام بتعبئة نموذج بيانات مساهم، كما يقوم القسم بإرسال نموذج إعلان التقديم لأعمال الحج للصحف التي يحددها رئيس مجلس الإدارة والشؤون المالية لصرف المستحقات المالية وإرسال رسالة نصية لجميع المساهمين بموعد التقديم، كذلك يتم- عبر هذا القسم- إصدار وكالة موسمية ليقوم الوكيل بالعمل عن الموكل في أعمال موسم الحج.
وأيضاً يقوم القسم بطباعة تقرير ببيانات جميع المتقدمين لأعمال موسم الحج من المساهمين، كما يقوم بإرسال خطاب مباشرة عمل إلى المتقدم للعمل ونسخة لرئيس مكتب الخدمة الميدانية ونسخة لنائبي رئيس مجلس الإدارة، فضلاً عن قيام القسم بإعداد بيانات تشكيل مكاتب الخدمة الميدانية وإرساله للجهات المعنية، بالإضافة إلى أن القسم يقوم بإعداد بيانات عناوين مكاتب الخدمة الميدانية وإرساله للجهات المعنية.
فيما يقوم رئيس مكتب الخدمة الميدانية بتعبئة نموذج البطائق التعريفية لأعضاء مكتبه وتسليمه لشؤون المساهمين.
كما يقوم ذوي المساهم المتوفي بتحديد شخص مسؤول عن متابعة إجراءات التوريث للمساهم المتوفي وتزويد قسم شؤون المساهمين بالمستندات المطلوبة لذلك وتعبئة النموذج.
وأضاف العريفي أن القسم يقوم بإرسال خطاب استفسار عن إنتماء المساهم لجميع شركات الطوافة بشأن إنتماء المساهم المتوفي لهم من عدمه، وبعد ذلك يقوم القسم باستيفاء نموذج قرار توريث موقعاً من جميع أعضاء لجنة التوريث.
وختم العريفي بأن القسم يقوم بتحديد حركة توزيع الأسهم، وكذلك تحديد حركة توزيع التركة، وأيضاً تحديد حركة توزيع المصلحة.
